Datenschutz-Information der Prospitalia h-trak GmbH

Unser Unternehmen legt höchsten Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung dieser Daten durch uns erfolgt streng nach den Datenschutz-Bestimmungen. Das sind die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und andere Rechtsvorschriften.

Die DSGVO verpflichtet uns, Ihnen die nachfolgenden Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten zu geben.

Wenn Sie sich mit Anliegen an uns wenden

Sie können sich jederzeit mit Anliegen an uns wenden. Sie können das per Telefon, Brief, E-Mail, Fax oder persönlich tun. Außerdem können Sie dafür das Kontaktformular auf unserer Website (www.prospitalia-htrak.com) nutzen.
Wenn Sie uns dabei Daten übergeben, gilt für diese folgendes:

personenbezogene Daten:
• E-Mail-Adresse
• weitere Angaben, die sie uns freiwillig mitteilen

Zwecke der Verarbeitung:
Bearbeitung Ihres Anliegens

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO

Empfänger der Daten:
• interne Fachbereiche
• Stellen, an die wir die Daten auf Ihren Wunsch weiterleiten

Aufbewahrungsfrist:
Nach der Beendigung der Bearbeitung werden die Daten archiviert.
Die Daten im Archiv werden nach 10 Jahren gelöscht.

Besucher unserer Website (www.prospitalia-htrak.com)

Wenn Sie unsere Website besuchen, werden automatisch folgende Daten verarbeitet:

personenbezogene Daten:
• IP-Adresse (Anonymisiert)
• Angaben, die Ihr Browser automatisch übermittelt (Betriebs-System Ihres Gerätes, Browser-Name, Browser-Version, letzte aufgerufene Seite)
• Uhrzeit

Cookies:
Um die Website nutzerorientiert gestalten zu können, sind einige wenige Cookies technisch erforderlich (z.B. Spracheinstellungen, Browserangaben).
Wir führen statistische Analysen des Nutzerverhaltens durch, um unsere Website zu optimieren. Diese Analyse erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO. Die mit der Matomo-Technologie erhobenen Daten werden ausschließlich auf unseren Servern verarbeite. Es erfolgt ausschließlich eine anonyme Verarbeitung; wir führen keine persönliche Identifikation durch.
Zum Abspielen von Videos sind Cookies des deutschen Anbieters Videolyser technisch erforderlich.

Tracker:
Es kommt das System Matomo zum Einsatz. Dieses führt über die Webseiten-Nutzung eine anonymisierte Statistik. Matomo wird durch Prospitalia selbst betrieben.

Zwecke der Verarbeitung:
• Betrieb der Website inkl. Einbindung von Videos
• Auswertung von Störungen
• Erstellen einer anonymen Statistik über die Nutzung der Website

Rechtsgrundlage:
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO

Empfänger der Daten:
• keine

Aufbewahrungsfrist:
• 3 Monate bzw. sobald sie für die Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind.

Zwecke der Verarbeitung:
• Realisierung der Geschäftsbeziehung

Rechtsgrundlage:
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO
Die Webseite ist erforderlich für die Außendarstellung der Firma. Der Betrieb der Website ist ohne die Verarbeitung der genannten Daten nicht möglich. Daher besteht ein berechtigtes Interesse an dieser Verarbeitung.

Kontaktpersonen von Geschäftspartnern

Die Daten der Kontaktpersonen unserer Geschäftspartner werden bei uns wie folgt verarbeitet:

personenbezogene Daten:
• Namen
• Firma, Firmenadresse
• Funktion, Tätigkeit
• Telefonnummer, Faxnummer
• E-Mail-Adresse
• Foto (falls dieses z.B. in Ihrer Email-Signatur übermittelt wird)
• Social-Media-Signaturen und Profile (falls diese z.B. in Ihrer Email-Signatur übermittelt werden)
• Teilnahme an Veranstaltungen und Webinaren (wenn Sie sich bei uns dafür anmelden)

Zwecke der Verarbeitung:
Realisierung der Geschäftsbeziehungen
Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen
Kontaktvermittlung zwischen Geschäftspartnern

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO

Herkunft der Daten:
• Mitteilung durch die Kontaktperson selbst
• Mitteilung durch eine andere Stelle des Geschäftspartners

Empfänger der Daten:
Firmen, denen die Kontaktperson als Referenz mitgeteilt wird (wenn die Kontaktperson dem zugestimmt hat)

Aufbewahrungsfrist:
bis zum Ende der Geschäftsbeziehung

Die Realisierung der Geschäftsbeziehungen und Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen sind ohne diese Angaben nicht möglich. Daher besteht ein berechtigtes Interesse an dieser Verarbeitung.

Kontaktpersonen von Kunden

Die Daten der Kontaktpersonen unserer Kunden werden bei uns wie folgt verarbeitet:

personenbezogene Daten:
• Namen
• Firma, Firmenadresse
• Funktion, Tätigkeit
• Telefonnummer, Faxnummer
• E-Mail-Adresse
• Foto (falls dieses z.B. in Ihrer Email-Signatur übermittelt wird)
• Social-Media-Signaturen und Profile (falls diese z.B. in Ihrer Email-Signatur übermittelt werden)
• Teilnahme an Veranstaltungen und Webinaren (wenn Sie sich bei uns dafür anmelden)

Zwecke der Verarbeitung:
Realisierung der Geschäftsbeziehungen
Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen
Kontaktvermittlung zwischen Geschäftspartnern

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO

Herkunft der Daten:
• Mitteilung durch die Kontaktperson selbst
• Mitteilung durch eine andere Stelle des Kunden

Empfänger der Daten:
Firmen, denen die Kontaktperson als Referenz mitgeteilt wird (wenn die Kontaktperson dem zugestimmt hat)

Aufbewahrungsfrist:
bis zum Ende der Geschäftsbeziehung

Die Realisierung der Geschäftsbeziehungen und Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen sind ohne diese Angaben nicht möglich. Daher besteht ein berechtigtes Interesse an dieser Verarbeitung.

Bewerber

Bewerber können uns Ihre Bewerbung in Papierform oder als E-Mail schicken.
Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir folgende Daten von Ihnen:

personenbezogene Daten:
Daten, die Sie mit der Bewerbung schicken

Zwecke der Verarbeitung:
Entscheidung über die Einstellung

Rechtsgrundlage:
• Art. 88 DSGVO i.V.m. §26 BDSG
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO
(Einwilligung in längere Aufbewahrung der Unterlagen)

Empfänger der Daten:
• Geschäftsführung und interne Fachbereiche
• Personalmanagement, sofern Sie gebeten werden, Ihre Bewerbung dorthin zu senden

Aufbewahrungsfrist:
• bei Einstellung: 10 Jahre nach Ende Ihrer Tätigkeit bei uns
• bei Ablehnung: 3 Monate nach Ablehnung
(wenn Sie nicht einer längeren Aufbewahrung zustimmen)

Die Verarbeitung der Daten ist für die Prüfung einer Einstellung erforderlich. Das Zustandekommen eines Arbeitsvertrags ist ohne die Bereitstellung diese Daten nicht möglich.

Kontaktpersonen von Interessenten

Wenn uns ein Interessent kontaktiert, z.B. potentieller Lieferant für Büromaterial, dann werden die Daten der Kontaktpersonen des Lieferanten bei uns wie folgt verarbeitet:

personenbezogene Daten:
• Namen
• Firma, Firmenadresse
• Funktion, Tätigkeit
• Telefonnummer, Faxnummer
• E-Mail-Adresse
• Foto (falls dieses z.B. in Ihrer Email-Signatur übermittelt wird)
• Social-Media-Signaturen und Profile (falls diese z.B. in Ihrer Email-Signatur übermittelt werden)

Zwecke der Verarbeitung:
Bearbeitung Ihres Anliegens
Realisierung einer zukünftigen Geschäftsbeziehung
Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen

Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO

Herkunft der Daten:
• Mitteilung durch die Kontaktperson selbst
• Mitteilung durch eine andere Stelle des Interessenten

Empfänger der Daten:
keine

Aufbewahrungsfrist:
bis zum Ende der Geschäftsbeziehung

Die Realisierung der Geschäftsbeziehungen und Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen sind ohne diese Angaben nicht möglich. Daher besteht ein berechtigtes Interesse an dieser Verarbeitung.

Beschäftigte der Prospitalia h-trak GmbH

Von unseren Beschäftigten werden folgende Daten verarbeitet:

personenbezogene Daten:
• Namen, Rufnamen
• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Sozialversicherungsdaten
• Steuerdaten
• Angaben zur Ausbildung
• Arbeitszeiten
• Abwesenheitszeiten
• Abwesenheitsgründe
• Angaben zu Lohn und Gehalt
• Arbeitsvertrag
• Bewerbungsunterlagen
• Foto für die Website (nur nach vorheriger Zustimmung und für diesen Zweck)
• Foto (falls dieses z.B. in Ihrer Email-Signatur übermittelt wird)
• Social-Media-Signaturen und Profile (falls diese z.B. in Ihrer Email-Signatur übermittelt werden)

Zwecke der Verarbeitung:
Durchführung / Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
Kontaktvermittlung zwischen Geschäftspartnern

Rechtsgrundlage:
Art. 88 DSGVO i.V.m. §26 BDSG

Empfänger der Daten:
• Geschäftsführung und interne Fachbereiche
• Krankenkasse / Rentenversicherung / Steuerbehörde
• (nur die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben)
• Agentur für Arbeit (nur die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben)
• Firmen, denen die Kontaktperson als Referenz mitgeteilt wird (wenn die Kontaktperson dem zugestimmt hat)

Aufbewahrungsfrist:
10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsvertrages
Die Verarbeitung der Daten ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig. Einige Verarbeitungen (Steuerdaten, Sozialversicherungsdaten, Arbeitserlaubnis) sind gesetzlich gefordert.

Ihre Rechte

Sie haben bezüglich dieser Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:
• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, wenn das rechtlich erlaubt ist (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Einige Verarbeitungen beruhen auf Ihrer Einwilligung (z.B. für die Bearbeitung eines Anliegens, die Aufbewahrung von Bewerbungen länger als 3 Monate).
In diesen Fällen haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung auf die Zukunft zu widerrufen.

Ulm, 01.02.2022